Tips & tricks

Het is raadzaam uw bedrijf en uzelf goed voor te bereiden op een onverhoopt bedrijfsbezoek van ACM of de Europese Commissie. Hierbij kan aan het volgende worden gedacht.

• Zorg ervoor dat er binnen uw bedrijf een interne contactpersoon wordt aangesteld indien de autoriteiten onverwacht een bedrijfsbezoek verrichten.
• Zorg ervoor dat de receptie weet hoe zij moet handelen bij een bedrijfsbezoek. Zie hier een voorbeeld van een checklist voor de receptie.
• Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de rechten en plichten bij een bedrijfsbezoek. Zie hier een standaard instructie voor medewerkers.
• Zorg ervoor dat medewerkers en receptie regelmatig worden getraind en op de hoogte zijn van de belangrijkste do’s & don'ts tijdens een bedrijfsbezoek.

De ambtenaren van ACM en de Europese Commissie spreken over het algemeen bij binnenkomst als eerste de receptie aan. De receptie dient in ieder geval conform de checklist de volgende stappen te ondernemen:

• Vraag de ambtenaren naar hun legitimatiebewijzen (en kopieer deze).
• Neem contact op met de interne contactpersoon.
• Verzoek de ambtenaren te wachten op de interne contactpersoon (bij voorkeur in een lege vergaderruimte).

De interne contactpersoon fungeert als aanspreekpunt tijdens het bedrijfsbezoek. Zodra de receptie de interne contactpersoon heeft gebeld, dient de interne contactpersoon de volgende acties te ondernemen.

• Waarschuw de verantwoordelijke personen binnen uw bedrijf en neem contact op met uw advocaat.
• Begeleid de ambtenaren naar een lege (vergader)kamer. Verzoek de ambtenaren te wachten totdat uw advocaat is gearriveerd.
• Vraag de ambtenaren:
  • Naar het doel van het bedrijfsbezoek.
  • Wie het onderzoek leidt: ACM of de Europese Commissie?
  • De beschikking of schriftelijke omschrijving van het onderzoek.
• Maak formeel bezwaar tegen het onderzoek, laat dit optekenen en bevestig dit achteraf.
• Blijf ondanks het bezwaar meewerken aan het onderzoek.
• Zorg ervoor dat niemand naar buiten communiceert dat een bedrijfsbezoek gaande is (hiervoor kan een communicatieprotocol worden gebruikt).
• Zorg voor IT-ondersteuning (intern en eventueel extern).
• Laat de ambtenaren niet alleen door het pand lopen. Zorg ervoor dat met de ambtenaren wordt meegekeken.

Ambtenaren hebben diverse bevoegdheden (neergelegd in de Algemene wet bestuursrecht, Instellingswet, Mededingingswet en Verordening 1/2003) tijdens een bedrijfsbezoek, zo mogen zij:

• Uw onderneming betreden en daarbij (bedrijfs)auto’s, kasten, bureaus onderzoeken
• Documenten kopiëren
• Computerbestanden kopiëren,
• Werknemers ondervragen/verhoren
• Verzoeken om inlichtingen
• Kasten en ruimten verzegelen
• Privéwoningen betreden

Van groot belang is dat u de ambtenaren niet zelfstandig door het pand laat rondlopen. Ambtenaren mogen niet zomaar alle kamers in en mogen niet zomaar alle kasten doorzoeken. Het is daarom verstandig altijd een persoon van uw onderneming of een advocaat bij een ambtenaar in de buurt te hebben.

Tijdens het bedrijfsbezoek kan het voorkomen dat de ambtenaren een medewerker van uw onderneming willen horen. Het is verstandig de volgende uitgangspunten hierbij in acht te nemen.

Indien uw advocaat nog niet aanwezig is:

• Vermijd zolang mogelijk de beantwoording van inhoudelijke vragen. Antwoord dat u wenst te wachten totdat de advocaat aanwezig is.
• Beantwoord enkel praktische vragen (bijvoorbeeld: ”Wie is de directeur?” “Waar staat de server?”).
  • Houd uw antwoorden zo kort en feitelijk mogelijk.
  • Ga niet in discussie met de ambtenaren.
  • Geef geen informatie waar niet om wordt gevraagd (geen eigen interpretatie van de vraag).
• Bij twijfel of onzekerheid: antwoord niet. Deel mede dat u het antwoord later of schriftelijk zal geven.
• Geef de antwoorden altijd in het bijzijn van een ander persoon.
• Laat u nooit tot een antwoord dwingen. Gebruik indien nodig het recht om te zwijgen (hoe onnatuurlijk dit soms ook voelt).

Ook als uw advocaat aanwezig is, moet u opletten bij het beantwoorden van vragen:

• Overleg met uw advocaat over het gebruik van het zwijgrecht.
• Vermijd (direct) antwoorden van inhoudelijke vragen, zoals “Hoe moet ik deze zin uit uw e-mail interpreteren?” en “Waarom heeft u dit geschreven?”
• Geef nooit direct antwoord, raadpleeg eerst uw advocaat.
• Geef nooit antwoord op vragen die gaan over de inhoud van communicatie met advocaten of op vragen waarmee u het bedrijf of uzelf kan beschuldigen (incrimineren).

Ambtenaren hebben de bevoegdheid een ruimte aan het einde van de dag te verzegelen om te voorkomen dat iemand hierna de ruimte kan betreden zolang het onderzoek in deze ruimte nog niet is afgelopen. Het verbreken – al dan niet met opzet – van een zegel leidt in de regel tot een boete. Om dit te voorkomen moeten de volgende acties worden ondernomen.

• Informeer al het interne en externe personeel (bewakers, schoonmakers, e.d.).
• Zorg ervoor dat bij de verzegelde ruimte een bord staat dat aangeeft dat de ruimte onder geen enkele voorwaarde mag worden betreden.
• Huur – indien mogelijk – een beveiliger in die voor de ruimte blijft staan.
• Richt – indien mogelijk – een (bewakings)camera op de afgesloten ruimte.

Nadat de ambtenaren van ACM en/of de Europese Commissie zijn vertrokken is het voor interne doeleinden verstandig een (intern) verslag te maken van de inspectie. De volgende onderdelen kunnen worden geadresseerd in een dergelijk verslag:

• Welke (digitale) documenten zijn gekopieerd, ingezien of meegenomen door de ambtenaren;
• Welke (digitale) documenten zijn geweigerd te verstrekken aan de ambtenaren, met opgave van reden (bijvoorbeeld omdat het geprivilegieerde gegevens betreft);
• Welke personen zijn verhoord en welke vragen zijn gesteld gedurende het verhoor;
• Elk noemenswaardig voorval en/of meningsverschil dat heeft plaatsgevonden.

Het zelf melden van kartelafspraken bij ACM wordt ook wel clementie genoemd. Bij clementieverzoeken kijkt ACM naar twee dingen:

• Hoe snel u de verboden afspraken meldt;
• Hoe bruikbaar uw informatie en medewerking is.

Sinds augustus 2014 is het mogelijk om volledige boete-immuniteit te verkrijgen, ook als ACM al een onderzoek is gestart. Deze immuniteit wordt verkregen als documenten worden overlegd uit de periode van het kartel waarover ACM nog niet beschikt en waarmee het kartel kan worden bewezen. Bijvoorbeeld bewijzen van contacten met concurrenten over het kartel, zoals e-mails, sms-berichten, notulen, aantekeningen of agenda’s van vergaderingen.

Clementieverzoekers die niet als eerste het kartel hebben gemeld kunnen alleen nog een boeteverlaging krijgen van maximaal 50%.

Het is ook mogelijk een clementieverzoek in te dienen bij de Europese Commissie. De Commissie zal een onderneming die haar deelname onthult aan een vermeend kartel dat de EER treft in principe immuniteit verlenen tegen een geldboete indien die onderneming als eerste informatie en bewijsmateriaal verschaft waardoor de Commissie in staat wordt gesteld een gerichte inspectie uit te voeren of een inbreuk van artikel 101 VWEU vast te stellen.

Zowel tijdens als na het onderzoek loopt uw bedrijf en uzelf het risico op een boete. De mogelijke boetes bedragen:

• De boete wegens niet meewerken (waaronder de verbreking van een zegel) bedraagt maximaal € 900.000 of, indien dit meer is, 1% van de (concern)jaaromzet voor het bedrijf en maximaal € 900.000,- voor de betrokken personen.
• De boete voor overtreding van de mededingingsregels bedraagt maximaal € 900.000 of, indien dit meer is, 40% van de (concern)jaaromzet aan het bedrijf en maximaal € 900.000,- aan de betrokken personen. In het geval van recidive kan de boete worden verdubbeld.
• De boete voor overtreding van consumentenregels bedraagt maximaal € 900.000 of, indien dit meer is, 1% van de (concern)jaaromzet aan het bedrijf en maximaal € 900.000,- aan de betrokken personen. In het geval van recidive kan de boete worden verdubbeld.